Préparer et réceptionner un achat

Sur ordinateur, préparez une commande fournisseur et distinguez les quantités commandées de celles réellement reçues. L’exemple utilise un ingrédient suivi en stock ; vous contrôlerez ensuite sa mise à jour après réception.

1. Avant de commander, l’ingrédient doit exister dans Stock et ingrédients avec son unité, sa quantité actuelle et son coût. Vérifiez ces informations : la réception mettra à jour ce même ingrédient dans cette agence.
2. Depuis les commandes fournisseur, ouvrez la gestion des fournisseurs et ajoutez un contact. Saisissez son nom et les coordonnées disponibles, puis enregistrez. Vous pourrez le sélectionner lors des prochaines commandes sans tout ressaisir.
3. Créez une nouvelle commande, choisissez le fournisseur et renseignez l’ingrédient, la quantité commandée et le coût unitaire. Vérifiez les unités et le total, notamment pour les quantités décimales exprimées en kilogrammes.
4. Gardez la commande en brouillon ou marquez-la Envoyée, puis enregistrez. Ce statut sert au suivi : il ne transmet pas automatiquement le bon au fournisseur. Contactez-le par le moyen convenu avec lui.
5. À l’arrivée effective des marchandises, ouvrez Réceptionner. Contrôlez la quantité reçue et modifiez-la si elle diffère de la commande. Vérifiez avant confirmation pour ajouter au stock uniquement ce qui est réellement arrivé.
6. Après confirmation, retournez dans le stock pour contrôler la nouvelle quantité et le coût. Dans cet exemple, seule la quantité réceptionnée a été ajoutée, pas toute la quantité commandée. Votre suivi reste ainsi cohérent avec l’inventaire.